Phần mềm quản lý tài liệu
Các tổ chức - bất kể ngành nghề nào - xử lý một lượng lớn tài liệu ở cả dạng kỹ thuật số và giấy tờ. Trên thực tế, trung bình một nhân viên văn phòng sử dụng 10,000 tờ giấy, hàng năm. Áp dụng thống kê này cho một tổ chức gồm 100 hoặc thậm chí 500 nhân viên và bạn nhanh chóng bắt đầu đánh giá cao khối lượng tài liệu di chuyển qua các tổ chức.
Các tổ chức này thường hoạt động tốt nhất khi họ có thể sử dụng các quy trình tự động để xử lý tài liệu với tốc độ, chính xác và không gặp rắc rối từ các quy trình làm việc thủ công cồng kềnh hoặc khó định vị thông tin.
Rất có thể tổ chức của bạn không khác. Doanh nghiệp bạn có thể nhận ra sự kém hiệu quả của việc quản lý tất cả các tài liệu và các quy trình quản lý thủ công tẻ nhạt đang ảnh hưởng đến năng suất của đội ngũ. Bạn tin rằng phải có một cách tốt hơn. Nếu bạn chưa xem xét quản lý tài liệu cho doanh nghiệp của mình - hoặc bạn đang muốn tận dụng tối đa các giải pháp quản lý tài liệu cho công ty của mình - hãy bắt đầu bằng cách tìm hiểu thêm về công nghệ này ngay hôm nay.
Hình 1. Phần mềm quản lý tài liệu là gì?1. Phần mềm quản lý tài liệu là gì?
Phần mềm quản lý tài liệu là một giải pháp kỹ thuật số giúp các tổ chức xử lý, chụp, lưu trữ, quản lý và theo dõi tài liệu. Bằng cách quản lý chặt chẽ thông tin kinh doanh quan trọng của doanh nghiệp, bạn có thể phát triển các quy trình bắt đầu, thực hiện và hoàn thành một cách ổn định, có thể dự đoán được, có thể đo lường được. Hầu như không thể thiết kế và thực hiện các quy trình kinh doanh đáng tin cậy và quy trình làm việc kỹ thuật số nếu không có phần mềm quản lý tài liệu đầy đủ tính năng.
Một số thành phần của phần mềm quản lý tài liệu bao gồm:
- Kho lưu trữ tài liệu: Đây là nơi các tài liệu và dữ liệu liên quan được lưu trữ. Tùy thuộc vào cách bạn chọn thiết lập hệ thống quản lý tài liệu của mình, kho lưu trữ có thể nằm trên đám mây hoặc tại chỗ. Các tùy chọn đám mây thường có khả năng mở rộng hơn và ít tốn kém hơn, mặc dù các yêu cầu tuân thủ quy định của một số ngành có thể bắt buộc tài liệu phải được lưu trữ trên các máy chủ nội bộ.
- Trình xem tài liệu: Đây là một trong những thành phần chính của giao diện người dùng. Đó là nơi mọi người có thể xem tài liệu và hình ảnh trên máy tính hoặc thiết bị di động của họ. Phần mềm quản lý tài liệu tốt nhất có thể hiển thị các bản vẽ PDF, JPG, TIF, CAD và các phiên bản hình ảnh khác cũng như hiển thị các tài liệu điện tử ở định dạng gốc của chúng.
- Công cụ quy trình làm việc: Các công cụ quy trình làm việc định tuyến tài liệu đến các nhân viên hoặc nhóm trong công ty của bạn hoặc cho khách hàng hoặc đối tác kinh doanh bên ngoài công ty. Các phần mềm quản lý tài liệu tốt nhất cung cấp các tùy chọn để tối ưu hóa và tự động hóa quy trình làm việc để tiết kiệm thời gian và tiền bạc.
- Lập chỉ mục cho tìm kiếm mạnh mẽ: Dữ liệu chỉ mục phân loại tài liệu và xác định các loại tài liệu. Lập chỉ mục cho phép bạn di chuyển tài liệu thông qua các quy trình công việc thích hợp và tìm thấy chúng sau này. Ví dụ: bạn có thể cần tìm một hóa đơn được gửi cho ông Smith vào tháng 2020 năm XNUMX. Nếu tài liệu được lập chỉ mục theo loại, số tài khoản và ngày, bạn có thể tìm kiếm tất cả các chứng từ hóa đơn từ ngày 1 tháng 31 đến ngày XNUMX tháng XNUMX năm đó có chứa số tài khoản của ông Smith.
- Khả năng OCR (OCR là viết tắt của Nhận dạng ký tự quang học): Đây là công nghệ chuyển đổi văn bản từ hình ảnh thành dữ liệu có thể được sử dụng bởi phần mềm kinh doanh. Ví dụ: một công cụ OCR có thể lấy tất cả thông tin thích hợp từ sơ yếu lý lịch và tải nó vào hệ thống theo dõi ứng viên.
- Công cụ tìm kiếm: Công cụ tìm kiếm cho phép nhân viên của bạn thu hẹp kết quả để tìm tài liệu họ cần. Tùy thuộc vào tiêu chí của bạn và cách phần mềm của bạn được thiết lập, bạn có thể tìm kiếm theo loại tài liệu, giá trị chỉ mục, từ khóa và văn bản đầy đủ.
